Contenidos
Orden del dia reunion
Plantilla de orden del día de una reunión sencilla
El orden del día de una reunión es una lista de los puntos que los participantes esperan conseguir en una reunión. El orden del día debe distribuirse antes de la reunión, como mínimo con 24 horas de antelación, para que los participantes tengan la oportunidad de prepararse para la reunión. Preferiblemente, si es posible, el orden del día debe estar disponible varios días antes de la reunión. Cuanto más tiempo tengan sus colegas para prepararse para una reunión, más probable será que asistan preparados para participar eficazmente.
El primer paso para elaborar el orden del día es determinar si se necesita la ayuda de otros empleados para planificar la reunión. A continuación, decida qué espera conseguir con la celebración de la reunión y establezca objetivos factibles para la misma. Los objetivos que fije establecerán el marco para un plan de reunión eficaz. Asegúrese de que no ha planeado más de lo que es razonablemente alcanzable dentro del marco temporal de la reunión.
Como dijo Stephen Covey en “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, “Empieza con el fin en mente”. El propósito de tu reunión determinará el enfoque de la misma, el orden del día y los participantes.
Ejemplo de orden del día de una reunión de negocios
Esta plantilla de orden del día para reuniones es sencilla y ofrece diversas formas de organizar los puntos de debate de la reunión. La parte inferior ofrece a los asistentes un espacio para anotar las notas importantes y los puntos de acción que les conciernen, lo que hace que sea un formato de agenda útil para imprimir si los asistentes siguen utilizando papel y bolígrafo. Esta plantilla utiliza estilos de letra personalizados para que sea fácil mantener un aspecto profesional a medida que se añaden más temas.
Si hay alguna duda sobre quién debe asistir, incluya una lista de asistentes solicitados como se demuestra en esta plantilla. Si utilizas Outlook u otro software de programación para gestionar las invitaciones a las reuniones, la lista de asistentes dentro de la agenda puede no ser tan necesaria. Consulte en polleverywhere.com un artículo útil que describe los pasos para organizar una reunión de personal.
Esta agenda tiene un diseño empresarial profesional y es muy fácil de actualizar y personalizar para una gran reunión de personal, una sesión de conferencia, un taller o prácticamente cualquier otra reunión que utilice un horario basado en el tiempo. En general, este formato tendería a ser utilizado como una visión general de la programación en lugar de una agenda que se editaría en tiempo real con notas y elementos de acción.
Orden del día simple de la reunión
Para evitar que en una reunión los participantes no estén preparados, se desvíen o pierdan el tiempo del equipo, debe crear un orden del día eficaz que establezca expectativas claras sobre lo que debe ocurrir antes y durante la reunión. Solicite la opinión de los miembros de su equipo para asegurarse de que el orden del día refleja sus necesidades y los mantiene comprometidos. Si todo el equipo se reúne, los temas que se traten deben afectar a todos los presentes y requerir el esfuerzo de todo el equipo para resolverlos. Abordar temas que no afectan a todos los presentes en la reunión hace perder el valioso tiempo de cada uno. Otra táctica para crear un mejor orden del día de las reuniones consiste en enumerar los temas en forma de preguntas a las que hay que dar respuesta. En lugar de escribir “reasignación del espacio de oficinas”, prueba con “¿En qué condiciones deberíamos reasignar el espacio de oficinas?”. Haz saber a tu equipo si el objetivo de la discusión es compartir información, buscar opiniones sobre una decisión o tomar una decisión. E indique en el orden del día quién dirige cada debate para que pueda prepararse. Estos consejos, y otros cinco, ayudarán a su equipo a mantenerse centrado en las reuniones.
Modelo de orden del día de una reunión formal
El orden del día de una reunión es un esquema de los puntos del orden del día y de las actividades que los participantes esperan realizar durante la reunión. Definir claramente el orden del día de una reunión permite una comunicación eficaz, fomenta la organización y aumenta la productividad. Hay muchos tipos diferentes de estructuras de reuniones.
Antes de la reunión, le animamos a que considere detenidamente cuáles deben ser los objetivos de la misma. ¿En torno a qué debe girar el debate? ¿Qué acciones son las más prioritarias? Responder a estas preguntas te ayudará a organizar más rápidamente el orden del día para conseguir la máxima productividad.
El enfoque de las plantillas de equipo ha sido realmente útil para estandarizar la forma en que creamos y diseñamos el contenido de las hojas informativas. Facilita la colaboración entre los usuarios más expertos en diseño y los creadores de contenidos.
Periodista del GRUPO BNLIMITED N.W. Cubriendo todo tipo de noticias para diariovelez.com en España. Si deseas comunicarme una noticia de última hora, un suceso o alguna información que crees que es relevante, puedes hacerlo en [email protected]
